Mit Kanban zu mehr Übersicht und Flexibilität

Ein Konzept, das ursprünglich aus der Produktions­prozess­steuerung kommt, findet heute in zahlreichen Unternehmen, unabhängig von der Abteilung, Anwendung: die Kanban-Methode.

Ihren Anfang fand die Kanban-Methode bei dem japanischen Automobilhersteller Toyota. Ziel des Planungssystems war die optimale Steuerung jeder einzelnen Produktionsstufe mit besonderem Fokus auf der Vermeidung von sich negativ auswirkenden Engpässen. Danach hat sich die Methode auch im Projektmangement etabliert.

Ob im klassischen Sinne für Projektarbeit oder aber für das Management der eigenen und der Teamaufgaben: Kanban gilt als eine der bekanntesten Methoden zur Arbeitsvisualisierung und hilft zahlreichen Teams, den Überblick zu behalten.

Auch in Marketing- und Kommunikationsteams kommen Kanban-Boards regelmäßig zum Einsatz. Denn sie sind perfekt dafür geeignet, Arbeitsabläufe zu visualisieren, zum Beispiel im Rahmen der Redaktionsplanung, und bieten dabei eine hohe Flexibilität. Durch die intuitive Bedienbarkeit und die einfache Darstellung sorgen Kanban-Boards für den perfekten Überblick und vereinfachen so auch die Zusammenarbeit im Team.

Aus exakt diesem Grund haben wir die beliebte Ansicht in dirico.io gleich an zwei Stellen eingebunden: für Aufgaben und Inhalte.

dirico.io verbessert die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit in Marketing- und Kommunikationsteams – von der Planung über die Erstellung und Veröffentlichung bis hin zu Analyse. Hier erfahren Sie mehr.

Aufgabenmanagement im Kanban-Board

Mit dirico.io lassen sich alle wichtigen Aufgaben im Content Marketing abbilden. Besonderen Wert legen wir dabei auf die Kollaborationsmöglichkeiten in unserer Plattform. Daher findet auch das Aufgabenmanagement in dirico.io statt.

Per Klick auf ein beliebiges Datum im Kalender kann eine Aufgabe, eine Kampagne, ein Inhalt oder ein Event erstellt werden.

Aufgaben können an mehreren Stellen erstellt werden: Entweder in der Aufgabenverwaltung (als Kanban-Board oder Tabellenansicht) oder direkt in einer Idee, Kampagne, einem Inhalt oder dem Kalender.

Dabei können alle nötigen Informationen hinterlegt werden: der Titel, ein kurzes Briefing, Tags, eine Checkliste mit prozentualem Fortschrittstatus, Anhänge, Kommentare, ein Aufgabenstatus, die Zuständigkeit, das Fälligkeitsdatum und die verbundene Maßnahme.

Um das Management sowohl der eigenen als auch der Teamaufgaben möglichst effizient zu gestalten, hat sich die Ansicht als Kanban-Board etabliert. Standardmäßig sind die Spalten bzw. Buckets in „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ unterteilt. Selbstverständlich können auch eigene Buckets hinzugefügt und in einer beliebigen Reihenfolge angeordnet werden.

Bei der Erstellung neuer Aufgaben können eine Vielzahl an Informationen hinterlegt werden.

Hat eine Aufgabe den nächsten Status erreicht, kann sie im Kanban-Board ganz einfach per Drag & Drop in den zugehörige Bucket geschoben werden. Dadurch ändert sich automatisch ihr Status, ohne sie selbst aufrufen zu müssen. Umgekehrt funktioniert dies selbstverständlich genauso.

Aufgaben können im Kanban-Board per Drag & Drop verschoben und so einem neuen Status zugeordnet werden.

Flexible Content-Planung mit Kanban

Seit diesem Update können sich unsere User über ein zweites Kanban-Board freuen – im Inhaltemodul.

Das ermöglicht unseren Usern vor allem eins: einen noch ganzheitlicheren Überblick von Inhalten.

Die Buckets sind standard­mäßig in die verschiedenen Status unterteilt, können wahlweise aber auch andere Komponenten repräsentieren. So können sie in Verantwortlichkeit, Kampagne, Thema, Event, Persona und Zuständigkeit unterteilt werden.

Im Kanban-Board für Inhalte kann nach verschiedenen Komponenten gruppiert werden.

Die Anwendung des Filters ermöglicht eine noch definiertere Auswahl an angezeigten Ergebnissen. So können zum Beispiel nur Inhalte, die bestimmten Nutzern oder Kampagnen zugewiesen wurden, angezeigt werden. Außerdem kann wie in allen anderen Inhaltsansichten auch, zwischen einer Tages-, Wochen- und Monatsansicht gewechselt werden.

Die selbst zusammengestellten Filter lassen sich als Favoriten abspeichern und können so beim nächsten Mal mit nur einem Klick angewendet werden.

Die in den Spalten sichtbaren Inhalte zeigen die wichtigsten Informationen auf einen Blick: Titel, Anhang, Teaser-Text, Kanal, Deadline und Veröffentlichungsdatum. Per Klick auf einen Inhalt öffnet sich die Inhalte-Detailansicht und alle sonstigen Informationen können eingesehen und bearbeitet werden.

Auch Inhalte können im Kanban-Board ganz einfach per Drag & Drop einem anderen Bucket zugeordnet werden.

Selbstverständlich können Inhalten per Drag & Drop in einen anderen Bucket verschoben werden. Damit ändert sich beispielsweise der Inhaltsstatus oder die zuständige Person des Inhaltes, je nach Gruppierung der Buckets. Abhängig davon, welche Information dabei geändert wird, öffnet sich über dem Kanban-Board die Inhalte-Detailansicht, da ggf. Informationen ergänzt werden müssen, um den Inhalt in einen anderen Bucket verschieben zu können.

Jetzt effizienter arbeiten mit Kanban

Wie Sie sehen, setzen wir von dirico.io auf die Strukturen und Visualisierungen, die Kanban-Boards ermöglichen.

Fangen Sie jetzt an, effizienter zu arbeiten und testen Sie dirico.io einen Monat kostenfrei. Denn wir glauben, Redaktionsplanung kann mit dem richtigen Tool um einiges einfacher sein.

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Denise Simon

Marketing Managerin bei dirico.io und schreibt hier im Blog über Content Marketing, Social Media und den ganzen Rest.

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